忘年会の幹事になり「さて何をすればいいのだろう」とお思いになる方も多いのではないでしょうか？「忘年会に参加はしたいけど、今年の忘年会の幹事に当たってしまった。憂鬱だなぁ」という方もいると思います。今回はそんな方への雑学、雑学というより虎の巻です。忘年会の幹事として最低限行うべき事、抜かりない忘年会を行うためのお話です。
「忘年会前日までに行うこと」「当日行うこと」「終わってから行うこと」の3つに分けてご紹介します。今回紹介することを実行すれば忘年会に失敗はありません。忘年会のみならず新年会の幹事になった方もぜひお読みください。
目次
忘年会の前日までに行うこと
ここでは忘年会の前日までに行うこと、つまり忘年会の計画の立て方をお話しします。
日にち決め・社長や会長などのスケジュールを確認
仲間内で行う少人数で行う忘年会であれば参加者全員が参加できる日にちを調整すればいいのですが、会社全体の忘年会の場合はそうはいきません。社長や上司などが参加できる日にちを選ぶ必要があります。
まず、幹事の都合が悪い日にちを除いて、いくつか候補を上げます。そして上司の方々のスケジュールを確認し、日にちを決定します。
日にちを決める際の優先順位は幹事、重役や上司の順に決めましょう。
当日行うゲームや余興を考える
お酒を飲んで騒ぐだけではなく、お酒の飲めない方もみんなで楽しめるようなゲームや余興を考えます。
ゲームとしては賞品を用意したビンゴ大会、ジェスチャーゲーム、クイズなど。余興はその年話題になった芸人のパロディなどで忘年会を盛り上げましょう。
予算を考える
費用は一人当たり平均4449円（2019～20年忘新年会）であったといいます。だいたい4000円から5000円くらいが相場です。
その中で経費には
- 会場費
- 飲食代
- ゲームの景品
- 毎年二次会を行う職場であれば二次会費
- 予備費（コース以外のものを注文した場合などに使います）
がです。これらを考慮して決めます。
会社から補助が出るところであればいくらくらいなのか確認しておきましょう。
開催する場所を選ぶ
参加者にとって一番大切なのが開催場所です。これに失敗すると後々参加者の方にブーブー言われてしまいます。次の6つの事に気を付けて選びましょう。
- アクセスの良さ
- 料理
- 参加者の層（年齢・男女）
- 予算
- 会場の広さ（参加人数にあった広さ）
- 会場にいられる時間
アクセスでは会社の近くならばそれに越したことはありません。近くではなくても、送迎バスがあるお店、皆さんが利用する路線付近のお店を選びます。予算に見合ったお店、参加者が好みそうな料理はもちろんですが、雰囲気や騒いでもいいお店かどうかも選ぶポイントです。
これらをWEBなどで可能な限り確認し、候補を絞ります。そして下見に行きましょう。
会場の下見
インターネットで選んだお店へ下見に行きます。下見ではネットではわからなかったことはもちろん、インターネット上に書かれている内容も再確認します。
あと次のようなことも忘れないように尋ねてください。
- アレルギーを持った参加者の料理
- キャンセル料
- 時間（利用可能な時間や延長の可否）
- 料金プラン（飲み放題の有無、料理について）
- テーブルの配置
- 施設（トイレの場所・荷物置き場・喫煙所の有無など）
キャンセル料金は、「1人参加できなくなった」といった時のキャンセル料を確認します。いつからキャンセル料金が発生し、いくらかかるのかをチェックしておきます。
以前、腰が悪い方がいらしたとき座敷用の低い椅子を用意していただいたことがあります。こういったことや、また、トイレなどの施設の広さや清潔感も確認しましょう。
そしてお店、プランが決まりましたら、だいたいの人数で仮予約をします。
参加費の集め方
参加費は事前に集めておく・当日集めるの2つがあります。また、二次会の参加費は当日集めることも多いと思います。だから、細かいお金（釣銭）も用意しましょう。
忘年会の案内を出す
忘年会の「参加・不参加」を問う案内を配ります。その上で必要なことは
- 日時（受付開始時刻・忘年会開始時刻）
- 場所（店名・電話番号・アクセセス方法）
- 参加費（集め方も記載）
- 幹事の名前
- 参加・不参加の提出期限
を明記してください。また、余興を行いたい方、アレルギーがある方、配慮していただきたいことなどもうかがえるようにします。
会場のホ－ムページや地図のURLをQRコードにして載せると参加者もわかりやすいです。
参加者リストを作る
参加者数が決まりましたら予約の前に参加者のリストを作ります。リストは
- 当日の受付
- 会費の徴収のチェック
- 送迎バスを使う方
- アレルギーなど配慮が必要な方
- 余興を行ってくださる方
- 二次会への参加希望者
などの記入に使います。
会場の予約
参加者名簿ができたら正式に会場を予約します。その際、仮予約の内容を再確認しましょう。
二次会会場の候補を考える
二次会会場は忘年会会場の近くで、夜遅くまで営業している場所をいくつか調べておきます。二次会と言っても
- 「もっと食べたい」のか
- 「飲みたい」のか
- 「騒ぎたい」のか
- 「ゆっくり語りたい」のか
によりお店を選びましょう。
挨拶をしてもらう方を選び、お願いする
会社の行事での忘年会の場合、重役の方などの立場の高い方に挨拶をお願いします。
- 開会の挨拶・参加者の中で1番立場が上の方
- 乾杯の挨拶・3番目に立場の方
- 中締めの挨拶・2番目の立場の方
にあらかじめそれぞれ口頭でお願いしておきます。参加者が一番嫌うのが長い挨拶だと思います。「2～3分程度でお願いします」と目安の時間をお伝えしてお願いしましょう。
そのほか
その他に以下のことを決めておきます。
- タイムスケジュールを作成
- 司会進行役を決める
- 当日の流れをチェックする
- 座席（席次）を考える
特に立場の上の方々の席順、上座から社長→専務→常務→本部長→部長→課長→係長→主任に座っていただきます。横一列に座る場合は中央にトップの方、次に偉い方が右隣、3番目の方は（トップの）左隣といった順にしましょう。
忘年会の当日行うこと
会場の準備・受付
幹事は受付開始時刻より30分程度早く会場へ向かいます。そして、席の確認などの現場での最終確認、受付の準備などを行います。
受付時間になったら、参加者リストでチェックしながら参加費を徴収します。また、この時にも二次会参加も募ります。
忘年会・開会宣言
開会宣言は司会担当者が簡単に、
- 参加のお礼
- 趣旨（忘年会）
- 司会者の自己紹介（部署）
を話し忘年会が始まります。
司会進行
司会をする時は、スケジュール表沿って忘年会を明るく元気に盛り上げていきます。予定していたスケジュール通りいくとは限りません。参加者コミュニケーションを取りながら臨機応変に進めていきます。
会の盛り上げ
幹事は会を盛り上げるのも大切な仕事です。余興中など参加者のテンションが上がるように合いの手を入れ、掛け声を発しましょう
参加者への気配り
忘年会の幹事は会の主催者、参加者はお客さんです。だから参加者への細やかな気を配りが必要です。例えば、
- 飲み物や料理が全員にわたっているかの確認
- 飲み物が足りているかの確認
- グラスが空いている方にはビールをついだり、新たに飲み物を伺い、飲み物の注文
を行います。また、1人でつまらなさそうにしている人や体調が悪そうな方への気遣いも必要です。
会場に料金の精算
最後に注文したものが届いたら、閉会宣言を前に支払いをします。追加オーダーの分は予備費から払いますが、足らない分は立て替え、後日改めて徴収します。
閉会宣言と二次会の案内
とうとう長かった忘年会も終わりです。閉会宣言には以下のことを話します。
- 終了時間になったこと
- 参加へのお礼
- 忘れ物への確認を促し、気を付けて帰るようにとの言葉を添える。
そして、二次会の案内をお伝えします。二次会の場所、移動方法（みんな一緒に移動するのかなど）をお伝えします。また、参加者は受付時にも募りましたが、忘年会最中、終了後にも募ります。
帰りのサポート
忘年会が終わった後、帰られる方へのサポートもします。
- タクシーを呼ぶ
- 代行運転を呼ぶ
- 最寄りの駅を案内
- 送迎バスの乗車場所と時刻を伝える。
といったことを行います。また、万が一飲みすぎて帰宅できそうにない方がいらしたら本人に確認し、ビジネスホテルなどを予約します。
忘れ物チェック
会場を出る際は最後に忘れ物がないかを確認します。ハンカチ、携帯電話、手袋、マフラーなどがテーブルの上や下に落ちていないかの確認をお願いします。
後日行なうこと
「忘年会の終わり幹事が終了」ではありません。最後に翌日以降に行うことをお伝えします。
関係者へのお礼
忘年会翌日から3日以内にお礼を送ります。挨拶をしてくださった方、寸志（ご厚志・ご芳志）をくださった上司や取引先の方にメールでいいので送ってください。
会計報告
忘年会の参加費（お金）を集める以上、会計報告書を作ります。
会計報告には
- 徴収総額（参加費・足らなかった追加徴収分）
- 支出項目（料理や会場使用料、余興やゲームに使った備品等）
- 支出総額（忘年会で使ったすべての支出合計）
- 差引残高（徴収総額―支出総額。参加者へ返金、または参加者の同意を得て他の行事を行う際に費用の足しにする。）
- 返金額（差引残高を返金する場合その額と、その額に至った計算式）
を記します。
お金の精算
最後に会計報告で出た返金額を返金、また足らなかった分の追加徴収を行います。返し漏れなどがないようにこれも参加者リストで確認しながら行いましょう。
最後に・・・
いかがでしたでしょうか？忘年会の流れは頭の中でイメージできましたか？ぜひ、盛り上がるよりよい忘年会してください。
しかし、万が一どこかで迷ったり困ったりした時には前の年に幹事を行った方に尋ねられると良いでしょう。きっと良いアドバイスをいただけると思います。
また、翌年の忘年会の幹事のために記録として残しておけることはすべて残しておきましょう。
気遣いができるいい幹事が務められますようお祈りしています。
